Planowanie pracy namiestnictwa

W planowanie powinni być zaangażowani wszyscy członkowie namiestnictwa. Dzięki temu uda się wam stworzyć plan, który będzie odpowiadać na większość potrzeb drużyn i drużynowych waszego namiestnictwa. Możecie także zaprosić komendanta hufca lub jego zastępcę do spraw programowych, szefa Komisji Stopni Instruktorskich oraz Komisji Kształcenia. Ich obecność pozwoli zachować spójność waszego planu z planami innych zespołów hufca. 

Plakat
Plakat składa się z dwóch głównych części. Pierwsza - opis obecnej sytuacji. W części tej są pola, które po wypełnieniu ukażą nam sytuację drużyn i drużynowych, ich problemy i potrzeby. Na podstawie wiedzy, którą uzyskamy, sformułujemy cele, zadania namiestnictwa, zadania szczegółowe, sposób oceny oraz kalendarz. 
Pod spodem jest jeszcze część dodatkowa - tabela praca z kadrą, która jest dodatkową pomocą w planowaniu pracy namiestnictwa oraz łącznikiem planu namiestnictwa z planem Komisji Kształcenia i Komisji Stopni Instruktorskich. Jest to jakby forma zapotrzebowania, które składacie komisji kształcenia.

Przed zbiórką namiestnictwa
Aby planować pracę, musicie się najpierw przygotować. Przede wszystkim zbierzcie plany pracy drużyn. Najlepiej by były one napisane w oparciu o plakat do planowania pracy drużyny, który stanowi część propozycji programowej "Od samorządności do demokracji". Jednak jeżeli wasze drużyny nie planowały w oparciu o wyżej opisane narzędzie, to będą musiały wystarczyć tradycyjne plany pracy drużyn. 
Zbierzcie też informacje o poszczególnych drużynach, drużynowych, wydobądźcie ostatni spis harcerski oraz inne dokumenty, które mogą odzwierciedlać sytuację w drużynach. 

Na zbiórce namiestnictwa
Etap 1
Wypełnianie plakatu zacznijcie od uzupełnienia pola pt. metryczka. Wpiszcie odpowiedzi na pytania tam zawarte. Następnie przejdźcie do pola mocne i słabe strony drużyn. Zastanówcie się wspólnie nad poniższymi pytaniami, a odpowiedzi wpiszcie do rubryki mocne lub słabe strony
Jak w drużynach realizowana jest metoda harcerska? Czy są zdobywane stopnie i sprawności? Czy zadania zespołowe są realizowane? Czy w drużynach funkcjonują zastępy?
Czy w drużynach występują problemy wychowawcze? Jeżeli tak, to jakie?
Czy drużyny w minionym roku harcerskim realizowały służbę na rzecz społeczności? 
Czy drużyny posiadają własne harcówki?
Ile drużyn zorganizowało samodzielny obóz?
Ile drużyn w ciągu ostatniego półrocza zorganizowało biwak? 
Czy drużyny współpracują ze sobą?
Czy drużyny maja kontakty zewnętrzne (z rodzicami, Radą Osiedla, dyrekcją szkoły)? Jakie są formy współpracy?
Teraz przejdźcie do pola cele drużyn. Wpiszcie główne cele drużyn wynikające z ich rocznych planów pracy.

Etap 2
Drugim krokiem jest wypełnienie pola, opisującego mocne i słabe strony drużynowych. W tym celu zastanówcie się nad poniższymi pytaniami, a odpowiedzi zapiszcie w odpowiednich rubrykach. 
Czy drużynowi są po przeszkoleniu?
Co drużynowi potrafią, a z czym mają największe trudności?
Jaka panuje atmosfera między drużynowymi?
Czy drużynowi współpracują między sobą?
Jakie mają podstawowe problemy w pracy z drużynami?
Czy drużynowi mają przybocznych?
Możecie też zawrzeć inne informacje, które uważacie za ważne, np. wynikające ze spisu harcerskiego.
Następnie uzupełnijcie pole indywidualne cele drużynowych. Pole to wypełnijcie w oparciu o próby na kolejne stopnie instruktorskie lub plany indywidualnego rozwoju drużynowych. Wypiszcie tu konkretne zadania, których realizacji podjęli się drużynowi, a które mogą być przydatne na szczeblu hufca.
Zajmijcie się jeszcze tabelką praca z kadrą. Wypiszcie tu imiona i nazwiska wszystkich drużynowych oraz te informacje, które jesteście w stanie określić już teraz. 

Etap 3
Przed przystąpieniem do określania celów musicie jeszcze prześledzić sytuację w hufcu. Wypełnijcie pole – środowisko hufca. Opiszcie w nim następujące sprawy:
- współpracę z Komisją Stopni Instruktorskich i Komisją Kształcenia oraz innymi namiestnictwami;
- aktualne propozycje programowe (ZHP, chorągwi, hufca) podjęte przez hufiec;
- zadania dla namiestnictwa, wynikające ze strategii hufca;
- zadania wynikające z funkcjonowania wspólnoty instruktorskiej hufca;
- sposób organizacji pracy.

Etap 4
Kolejny etap to formułowanie celów namiestnictwa. Najlepiej, by jeden dotyczył pracy z drużynami, a drugi z drużynowymi. 
Cele formułujecie na podstawie opisu obecnej sytuacji. Zastanówcie się nad słabymi stronami drużyn i drużynowych. Dlaczego tak jest? Pomyślcie nad zmianami. Jak je osiągnąć? Zdecydujcie jakie zmiany chcecie wprowadzić? 
Zastanówcie się nad celami drużyn. Jak namiestnictwo może pomóc w ich realizacji? 
Wpiszcie wyznaczone przez was cele namiestnictwa w odpowiednie pola. 

Etap 5
Aby osiągnąć wyznaczone cele, określcie zadania namiestnictwa. Powinny to być takie zadania, których realizacja przybliży was do osiągnięcia celów. Zadania namiestnictwa podzielcie na zadania szczegółowe. Pamiętajcie, by było ich tyle, ile jesteście w stanie wykonać. Do każdego zadania szczegółowego wyznaczcie termin realizacji i osobę odpowiedzialną. Możecie ją wybrać spośród siebie, według zadań na stopnie instruktorskie (informacja zawarta w polu indywidualne cele drużynowych).

Etap 6
Nie wystarczy zaplanować zadań, a potem je wykonać. Bardzo ważnym elementem pracy jest ocena wykonania zadań. Jednak, aby jej dokonać, trzeba określić kryteria tej oceny. Dzięki temu będziecie wiedzieli kiedy zdanie zostało wykonane, na ile zrealizowało stawiane cele oraz będziecie mogli wyciągnąć wnioski na przyszłość. Zastanówcie się jak będziecie oceniać zadania. Najlepiej, by robić to w sposób aktywny – prezentacja, gazetki, gry, relacja filmowa czy dokumentacja fotograficzna. Wpiszcie to w pole sposób oceny zadań.

Etap 7
Na koniec pozostała do wypełnienia tabelka kalendarz. Po jej wypełnieniu uda się wam równomiernie rozłożyć pracę namiestnictwa. Wpiszcie tutaj terminy zbiórek namiestnictwa, tematy szkoleń, imprezy hufcowe, wykaz kursów itp. Dzięki temu nikt z was nie zapomni o żadnym spotkaniu.

P O W O D Z E N I A ! ! !